Việc có một kế hoạch rõ ràng cùng những tiêu chí chi tiết khi đi thuê văn phòng dựa trên nhu cầu và khả năng của doanh nghiệp giúp cho quá trình tìm kiếm sẽ tìm được văn phòng phù hợp và nhanh chóng.
Ngược lại nếu không có một kế hoạch và tiêu chí cụ thể sẽ khiến cho việc đi thuê văn phòng trở nên mơ hồ mất thời gian mà có thể tìm thấy các vị trí không phù hợp.
Với tâm lý “cố một chút” hay lựa chọn vị trí với giá thuê vượt khả năng chi trả dẫn đến hệ quả là quá trình xem xét, lựa chọn văn phòng bị kéo dài. Hoặc nguy hiểm hơn nếu “cố một chút” sẽ dẫn đến gánh nặng về chi phí trong dài hạn cho doanh nghiệp.
Việc không tính toán cho việc gia tăng quy mô sẽ khiến cho doanh nghiệp gặp rắc rối không đủ chỗ ngồi, phải lựa chọn đổi văn phòng mới dù chưa hết hạn hợp đồng thuê. Bên cạnh chi phí phá vỡ hợp đồng thì các chi phí chuyển văn phòng mới vô cùng tốn kém.
Văn phòng bên cạnh là một nơi làm việc còn là bộ mặt, hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng đối tác. Một văn phòng ở vị trí đẹp, sang trọng sẽ được đối tác khách hàng đánh giá tốt hơn một văn phòng “xấu”... Vì vậy, tiền thuê văn phòng còn là khoản đầu tư mang lại nhiều giá trị khác:
- Hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp;
- Hiệu suất làm việc của nhân viên;
- Thu hút người tài và tạo sự gắn bó lâu dài của nhân viên.
Bên cạnh việc quan tâm tới chi phí, vị trí, hình ảnh văn phòng, hình ảnh doanh nghiệp. Thì doanh nghiệp cần quan tâm tới việc văn phòng mới có đáp ứng nhu cầu không gian làm việc cho nhân viên, vị trí đi lại có thuận tiện? Bởi lẽ nhân viên chính là người trực tiếp tạo ra thu nhập cho doanh nghiệp nên nơi làm việc mới phải giúp họ có tinh thần làm việc tốt nhất.
- Khoảng cách đi làm là bao xa?
- Xung quanh văn phòng có nhiều tiện ích hay không? Các quán ăn trưa có gần không?...
Việc đi xem trực tiếp văn phòng là rất tốt tuy nhiên việc chỉ xem qua loa và không có ghi chép đánh giá cụ thể sẽ dẫn tới việc không có những đánh giá, so sánh tìm ra vị trí tốt nhất.
Trình tự đàm phán thuê văn phòng thông thường gồm 2 bước: (i) Ký thư mời thuê, và chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ tương đương 01 tháng tiền thuê; (ii) Ký Hợp đồng và chuyển tiếp tiền đặt cọc tương đương 02 tháng tiền thuê.
Các thư mời thuê thường không quy định tất cả các vấn đề liên quan đến chi phí khách hàng phải trả. Vì vậy, hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi dự thảo Hợp đồng và bạn hãy đàm phán mọi vấn đề liên quan đến chi phí trước tiên.
Diện tích mà các tòa nhà đưa ra không phải bao giờ cũng chính xác, vì vậy đo lại diện tích là điều cần làm. Chênh lệch về diện tích làm tăng chi phí một tháng không lớn nhưng trong toàn bộ thời hạn của hợp đồng 3 – 5 năm là con số đáng kể.
Diện tích trong bản sơ đồ mặt bằng “có thể sai lệch” đôi chút. Hãy đo lại diện tích trước khi nhận bàn giao mặt bằng và ký hợp đồng thuê.
Trừ trường hợp đột xuất hoặc bất khả kháng, thời gian phù hợp nhất để tìm hiểu thị trường, lựa chọn tòa nhà là 4 – 6 tháng trước thời điểm thuê.
Nếu thời gian tìm thuê văn phòng quá ngắn sẽ dẫn đến rủi ro không đủ thời gian để đàm phán giá, văn phòng không phù hợp nhu cầu sử dụng, tăng chi phí thiết kế thi công, mua sắm nội thất và nhiều hạng mục khác có liên quan.
Nếu tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế và thi công nội thất sớm, bạn sẽ có đủ thời gian để lựa chọn được doanh nghiệp đảm bảo về chất lượng và chi phí.
Đồng thời khá nhiều công ty thiết kế và thi công nội thất sẵn sàng trợ giúp miễn phí việc bố trí mặt bằng, khái toán chi phí đầu tư. Đây là 2 tiêu chí quan trọng để bạn có quyết định thuê hay không thuê một văn phòng cụ thể.
Chi tiết liên hệ:
ARTEMIS TOWER
Địa chỉ: Số 3 Lê Trọng Tấn, Khương Mai, Thanh Xuân, Hà Nội
Điện thoại: 0911 422 911
Liên hệ: marketing@mhl.vn | Website: www.theartemis.vn | Artemis Office For Lease