1. Ngân sách và thời gian thuê

Doanh nghiệp cần đưa ra nguồn ngân sách dự phí dự tính để có thuê tìm được địa điểm có gia thuê phù hợp. Chi phí thuê có vai trò quan trọng tác động lên ngân sách hoạt động của doanh nghiệp nên cần phải xác định ngay từ đầu. Khi có ngân sách dự trù doanh nghiệp sẽ không gặp phải tình trạng cố gắng thuê vị trí giá cao mà không lường trước được hậu quả.

Về thời gian thuê, doanh nghiệp nên xác định thời gian thuê tối thiểu của doanh nghiệp có phù hợp với địa điểm thuê hay không? Hoặc thời gian thuê dài hạn để có sự ổn định doanh nghiệp và nhận thêm ưu đãi từ doanh nghiệp cho thuê.

2. Địa điểm thuê văn phòng

Vị trí thuê văn phòng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như lĩnh vực kinh doanh, chiến lược hình ảnh doanh nghiệp, phong thủy phù hợp với chủ doanh nghiệp.

- Lĩnh vực kinh doanh: Tùy thuộc vào ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mà vị trí thuê được lựa chọn tọa lạc nơi đông đúc, sầm uất hay yên tĩnh, vị trí gần trung tâm hay xa trung tâm hay vị trí có giao thông thuận lợi hay không?

- Hình ảnh doanh nghiệp: Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, đối với một doanh nghiệp lớn cần thể hiện hình ảnh doanh nghiệp trong mắt đối tác, thu hút khách hàng hay nhân sự, nên thuê những vị trí trung tâm, mặt tiền và ngược lại.

- Phong thủy: vị trí thuê văn phòng đảm bảo đường xá thông thoáng, không khí lưu thông tốt để thu hút vượng khí cho doanh nghiệp. Ngoài ra hướng nhà, hướng cửa của địa điểm thuê cũng cần hợp mệnh với chủ doanh nghiệp.

Artemis Tower với vị trí 4 mặt tiền (nằm ở 4 hướng phù hợp phong thủy) tại ngã tư Trường Chinh, giao thông thuận lợi, đường xá thông thoáng mang lại vượng khí tốt cho doanh nghiệp

3. Diện tích thuê văn phòng

Khi đi thuê văn phòng, diện tích thuê là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới giá thuê và diện tích cho doanh nghiệp sử dụng. Diện tích văn phòng cần được xác định theo số lượng nhân viên, cơ cấu phòng ban và kế hoạch phát triển trong tương lai lâu dài của doanh nghiệp. Diện tích trung bình cho không gian làm việc trên thực tế các doanh nghiệp có thể đáp ứng được cho nhân viên là 3,5 - 4m2/ người. Kế hoạch phát triển kinh doanh của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào diện tích văn phòng, vậy nên bạn cần quan tâm đến điều này trước khi thuê. Nên đưa điều kiện này vào thương lượng với chủ đầu tư nhằm giảm thiểu chi phí phát sinh khi doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô trong thời gian sau.

4. Thời gian làm việc

Mỗi tòa nhà văn phòng đều có những quy định riêng về thời gian thuê văn phòng như 24/24 hoặc theo giờ hành chính. Vì vậy khi đi thuê văn phòng doanh nghiệp cần có thương lượng rõ về thời gian làm thêm giờ và cách tiền làm việc ngoài giờ của tòa nhà để kiểm soát chi phí phát sinh.

Tại tòa nhà Artemis, khi làm thêm ngoài giờ không sử dụng điều hòa doanh nghiệp sẽ không bị tính thêm phí phát sinh làm việc ngoài giờ.

5. Cơ sở hạ tầng, dịch vụ, tiện ích

Việc lựa chọn địa điểm thuê văn phòng có chất lượng dịch vụ, cơ sở vật chất hiện đại giúp doanh nghiệp có không gian làm chuyên nghiệp

- Phí Quản lý: Đối với các tòa nhà văn phòng, phí dịch vụ sẽ được tính theo m2 và chi trả cho các khoản bao gồm: chi phí quản lý cho bộ phận bảo vệ, bảo trì, tiếp tân, điện, nước, chiếu sáng khu vực chung…

- Chỗ để xe - Giá cả & số lượng: Cần xác định rõ số lượng được miễn phí hàng và giá thuê hàng tháng của ô tô và xe máy để doanh nghiệp có thể cân đối chi phí.

- Thời gian sửa chữa và bố trí văn phòng: Để có 1 văn phòng làm việc tốt, doanh nghiệp cần có một khoảng thời gian thi công, thông thường các tòa nhà đều chó thời gian fitout không tính phí dành cho các doanh nghiệp, tuy nhiên doanh nghiệp cần làm rõ thời gian được miễn phí đó.

- Tiện ích: Doanh nghiệp cần quan tâm tới tiện ích bên trong và bên ngoài tòa nhà văn phòng địa điểm thuê để doanh nghiệp và nhân viên có những hoạt động được thuận tiện nhất trong làm việc và sinh hoạt như ngân hàng, mua sắm, cafe, sức khỏe…